Selamat pagi para operator sekolah, sudah sampai apakah Anda bergelut dengan pendataan sekolah hari ini? Salam satu data. Pada kesempata hari ini saya ingin mencoba berbagi pengalaman kepada para operator semua bagaimana kiat sukses melakukan pendatan-pendataan di sekolah.
Tulisan ini merupakan rujukan dan janji saya pada tulisan sebelumnya disini, dan semua isi yang ada di artikel ini murni dari hasil pengalaman saya pribadi sekian lama berhadapan dengan berbagai pendataan sekolah, terutama pendataan pada bidang dikmen yang saya geluti dan pengalaman teman opeartor yang lain dari hasil diskusi dan pemecahan masalah.
Sebelum menuju ke pokok bahasan inti, tidak ada salahnya sejenak kita kembali merenungi bahwa ada saja kendala bagi para operator dalam menghadapi kegiatan pendataan. Faktor penghambat ini yang perlu kita identifikasi sehingga dapat menentukan kiat sukses mana yang perlu kita tekankan lebih. Pada identifikasi faktor penghambat ini nanti kita mendapatkan beberapa point penting yang dapat mensukseskan kegiatan pendataan sekolah. Intisari pada identifikasi ini nantinya akan bermuara bahwa pendataan baik dikdas maupun dikmen terdapat faktor penghambat yang sama.
Berikut beberapa identifikasi faktor penghambat serta alternatif penyelesaiannya pada kiat sukses pendataan sekolah.
1. Penguasaan Komputer
Point bahasan ini saya taruh pada bagian paling atas, bukan tanpa sebab mengapa penguasaan komputer ini menjadi perhatian utama. Ya tentu saja karena aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk pendataan tentunya menggunakan media komputer. Lalu apa hubungannya? Pengusaan komputer ini berkaitan dengan bagaiman sifat umum dari aplikasi komputer berjalan. Sifat-sifat ini meliputi bagaimana program komputer dimulai, bagaimana program komputer berjalan, berhenti, menutup, menambah isi jika perlu, menghapus, dan sifat-sifat umum lainnya, bahkan sampai dimana letak program itu berada pada komputer juga menjadi sifat yang umum dan layak kita ketahui.
Sifat-sifat umum ini akan mudah kita kenali apabila kita berhadapan dengan komputer itu sendiri secara kontinyu. Apapun bentuk program yang dibuka, sifat umum ini tidak akan pernah berubah dari satu program ke program lain. Jadi urutan pertama pada kiat sukses pendataan sekolah, Anda harus friendly betul dengan komputer itu sendiri. Pada tahap ini operator yang sudah (mohon maaf) tua pasti akan kewalahan di awal, jika Anda pemula dengan komputer saya sarankan untuk mempunyai komputer sendiri dan mencoba belajar mengenali sifat-sifat dasar dari aplikasi komputer.
Jika anda merupakan golongan mahir terhadap komputer, selamat anda sudah menyicil setidaknya satu step kiat sukses pendataan sekolah. Step ini menjadi kunci utama pada pendataan sekolah, berdasarkan analisa saya terhadap teman-teman operator sekolah, mereka yang notabene lulusan dari bidang komputer mempunyai nilai lebih dalam kesuksesan pendataan sekolah.
Bagaimana dengan analisan Anda?
2. Pemahaman Aplikasi
Penguasaan komputer sudah Anda pegang, saatnya beraksi untuk mengetahui sifat dasar dari aplikasi yang digunakan untuk pendataan.
Pada step ini Anda hanya membutuhkan beberapa waktu sebelum benar-benar mengisikan data pada aplikasi, yaitu mengenali sifat-sifat dari aplikasi pendataan itu sendiri. Sediakan beberapa data master sebagai contoh untuk di inputkan pada aplikasi. Pelajari apa yang diinginkan oleh aplikasi, bagaimana alur pengisian datanya, apa saja data yang diperlukan dan apa hasil akhir yang diperoleh dari aplikasi tersebut.
Tips yang perlu Anda pahami adalah, sifat data yang di inputkan, apakah berupa data yang bersifat individual atau data yang bersifat kolektif.
Jika data yang diinputkan bersifat individual, Anda perlu mengetahui mana data yang bersifat pokok dan mana data yang bersifat pelengkap. Pada tahap ini Anda harus benar-benar memahami aplikasi, karena data pokok ini adalah data utama yang menjadi suksesnya anda melakukan pendataan. Contoh untuk data pokok pada peserta didik adalah nama, tempat tanggal lahir, nisn, dll. Data pokok ini tergantung dari aplikasi, biasanya akan terdapat tanda bintang merah yang merupakan data yang harus diisi. Data pelengkap bukan berarti data yang tidak penting, data ini sama pentingnya, akan tetapi pengisian bisa dilakukan seletalah semua data pokok masuk. Contoh data ini adalah alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
Jika data yang diinputkan bersifat kolektif, ini lebih mudah, dan kuncinya anda harus mengisikan data ini secara lengkap. Data kolektif sangat jauh berbeda dengan data individual, dimana data kolektif biasanya hanya mencantumkan jumlah-jumlah dari data-data individual.
3. Tentukan Target Penyelesaian
Hampir sebagian operator pendataan yang ada disekolah bukan murni seorang operator yang bertindak dalam menangani pendataan, mungkin Anda demikian. Mereka merupakan PTK yang difungsikan lebih sebagai orang yang dipercaya dalam menangani pendataan. Salah satunya adalah seorang guru, guru TIK dalam hal ini mempunyai prosentase yang paling tinggi.
Hubungan apa yang saya sematkan pada step kali ini? Tentunya adalah dengan progres keberhasilan pendataan. Bagi Anda yang merupakan pihak pada statement tersebut tentunya akan menggunakan sedikit kebiasaan yang menjadi pilihan, dengan adanya kesibukan-kesibukan utama anda sebagai seorang pendidik, tentunya akan menjadi hal yang sangat menyulitkan dalam mennyelesaikan pekerjaan pendataan.
Untuk itu perlu Anda buat target kapan Anda harus menyelesaikan pekerjaan pendataan tersebut. Yang harus Anda perhatikan adalah jangan mengerjakan pendataan ini di akhir waktu, seperti biasa melakukan tugas di akhir-akhir waktu akan menjadi boomerang bagi Anda sendiri. Ini berkaitan dengan sistem, dan biasanya sistem akan mengalami trouble karena di keroyok orang banyak secara bersamaan. Usahakan sedini mungkin menyelesaikan pekerjaan pendataan jika Anda punya waktu.
4. Luangkan Waktu dan Fokus untuk Menyelesaikan
Apabila Anda sudah menentukan target untuk menyelesaikan pendataan sekolah, disiplinlah pada target yang Anda tentukan. Jangan buat Anda menderita dengan mengulur-ulur waktu. Luangkan waktu untuk mengerjakan dan fokus terhadap pekerjaan pendataan yang sedang Anda lakukan. Jika Anda sudah mulai lelah dan jenuh, berikan waktu pada diri Anda sendiri untuk istirahat, bagaimanpun jika dipaksakan malah akan merusak pekerjaan Anda sendiri.
5. Finishing
Lakukan cek dan ricek terhadap data yang Anda inputkan, urutkan mulai dari data awal pembentuk data utama, lakukan dengan runtut sampai data terakhir yang Anda inputkan. Lakukan sampai beberapa kali untuk menentukan kualitas pekerjaan yang Anda lakukan.
Bagaimanapun rencana yang sudah Anda susun dalam melakukan pendataan ini, pasti ada saja bagian yang salah atau terlewatkan, apalagi pekerjaan pendataan adalah salah satu pekerjaan yang dinilai sangat menjemukan, maka akan sangat rentan terhadap kesalahan-kesalahan.
pada akhirnya selamat Anda sudah melakukan pekerjaan dengan benar, pada tahap akhir, selamat mengirim data yang sudah Anda kerjakan, entah berupa online dengan metode sinkronisasi atau model offline.
Itulah beberapa point penting yang sekiranya dapat membantu bagaimana kiat sukses dalam melakukan pendataan di sekolah. Apapun bentuk pendataanya, secara umum step-step diatas merupakan pengalaman saya dan teman-teman disini yang dapat saya rangkum. Jika memang dari Anda ada tips lain yang perlu ditambahkan, sudilah kiranya untuk menambahkan pada bagian komentar dibawah ini demi kesuksesan pendataan sekolah yang sedang kita hadapi.